Avocat: Contractele redactate superficial și riscurile ascunse ale parteneriatelor de afaceri

Elena Grecu explică pentru Termene ce clauze lipsesc cel mai des din contracte, de ce contractul trebuie tratat ca un mecanism de gestionare a riscului și nu ca o formalitate și ce pași concreți ar trebui urmați înainte de a semna cu un partener nou, de la verificarea reprezentanților legali până la analiza situației fiscale și a litigiilor anterioare.

„Nu există o statistică publică din care să rezulte câte litigii comerciale sunt provocate exclusiv de redactarea superficială a contractelor. Prin urmare, nu poate fi indicat în mod serios un procent" spune ea. 

Ceea ce poate observa însă, din practica juridică directă, este un tipar recurent în originea conflictelor.

„Din practica juridică se poate observa însă că o parte importantă a conflictelor dintre profesioniști nu pornește neapărat de la rea-credință, ci de la faptul că părțile au înțeles diferit ce au convenit" explică avocata.

Problema ține adesea de modul vag în care sunt descrise obligațiile fiecărei părți.

„De multe ori, contractul descrie foarte general obiectul colaborării, dar nu explică suficient de clar ce trebuie să livreze fiecare parte, în ce termen, potrivit căror standarde și prin ce procedură se constată că obligația a fost îndeplinită" spune ea. 

Aceste lacune rămân invizibile atâta vreme cât relația comercială funcționează fără probleme.

„Atunci când relația comercială funcționează, aceste lacune nu sunt vizibile. Ele devin importante când apar întârzieri, servicii necorespunzătoare, costuri suplimentare sau refuzul plății" avertizează avocata, subliniind astfel că un contract bun se testează abia în momentul de criză, nu în cel al semnării.

Printre clauzele care lipsesc frecvent sau sunt redactate insuficient, Grecu enumeră definirea exactă a produselor, serviciilor și rezultatelor care trebuie livrate, criteriile de recepție și procedura de formulare a obiecțiilor, termenele intermediare și termenul final, consecințele întârzierii, inclusiv penalitățile, condițiile în care prețul poate fi modificat, garanțiile oferite de fiecare parte, răspunderea contractuală și limitele acesteia, proprietatea intelectuală asupra materialelor create, confidențialitatea, forța majoră și impreviziunea, încetarea contractului și efectele încetării, precum și legea aplicabilă și instanța sau tribunalul arbitral competent.

O altă problemă frecventă vine din utilizarea unor modele preluate de pe internet, redactate pentru alt tip de tranzacție sau pentru legislația altui stat. 

„Un contract poate părea complet și totuși să nu protejeze interesele concrete ale companiei care îl semnează" avertizează ea, punctând diferența dintre aparența de completitudine și protecția juridică reală.

De aici și recomandarea ei centrală, aceea de a schimba modul în care companiile privesc actul contractual. 

„Contractul nu trebuie privit ca o formalitate administrativă, ci ca un mecanism de distribuire a riscurilor" spune Grecu, adăugând că principiile generale ale dreptului civil, precum obligația de bună-credință în executarea contractului sau interdicția exercitării abuzive a drepturilor, „nu pot însă înlocui clauzele clare privind obligațiile, termenele și remediile contractuale".

Cu alte cuvinte, legea oferă un cadru minimal de protecție, dar nu suplinește o redactare atentă și adaptată situației concrete a părților.

Pașii prin care se poate verifica un partener de afaceri înainte de semnarea unui contract

În ceea ce privește etapa premergătoare semnării unui contract, Grecu subliniază că verificarea unui partener nu trebuie limitată la existența formală a firmei sau la impresia lăsată în timpul negocierilor.

„Verificarea unui partener contractual nu trebuie limitată la existența firmei sau la impresia creată în timpul negocierilor. Analiza trebuie adaptată valorii contractului, duratei colaborării și riscului pe care compania și-l asumă" punctează ea pentru Termene.

Primul pas, explică Elena Greu, este identificarea exactă a societății, prin denumirea completă, codul unic de înregistrare, sediul, administratorii, asociații și persoanele care pot angaja juridic societatea. Un aspect pe care insistă în mod special este verificarea puterilor de reprezentare ale persoanei care negociază sau semnează. 

„Atunci când semnatarul nu este reprezentantul legal, trebuie solicitată procura sau hotărârea corporativă corespunzătoare" spune Grecu, adăugând că pentru identificarea beneficiarului real, accesul la Registrul beneficiarilor reali „este supus condițiilor prevăzute de legislația actuală, inclusiv justificării unui interes legitim în anumite situații".

Al doilea pas privește verificarea fiscală și financiară a partenerului. Grecu recomandă analiza situațiilor financiare depuse în ultimii ani, a evoluției cifrei de afaceri, a profitului și a datoriilor, a nivelului capitalurilor proprii, a existenței unor pierderi repetate, a statutului fiscal al societății, a înregistrării în scopuri de TVA, a valabilității codului de TVA intracomunitar prin sistemul VIES, precum și a eventualelor incidente de plată sau garanții constituite asupra activelor. 

Ea precizează și instrumentele concrete disponibile pentru aceste verificări. „Registrul contribuabililor inactivi sau reactivați poate fi verificat prin instrumentele ANAF, iar codurile de TVA intracomunitare pot fi validate prin serviciul oficial VIES al Comisiei Europene" spune Grecu.

Al treilea pas ține de verificarea litigiilor și a procedurilor de insolvență, prin portalul instanțelor, care permite căutarea dosarelor în care societatea apare ca parte. Aici, avocata face o distincție importantă. 

„Nu orice litigiu este un semnal de alarmă, însă trebuie analizate natura, frecvența și valoarea cauzelor" spune ea.

Un indicator concret de risc, arată Grecu, este un „număr ridicat de procese privind neplata furnizorilor, executări silite sau conflicte repetate cu salariații", care poate semnala probleme operaționale mai profunde ale partenerului.

În funcție de natura tranzacției, Grecu recomandă verificări suplimentare, care pot include autorizațiile sau licențele necesare activității, drepturile asupra mărcilor, programelor informatice sau altor active intelectuale, dreptul de proprietate asupra bunurilor oferite drept garanție, existența unor sancțiuni administrative, polițele de asigurare, respectarea obligațiilor de mediu, protecția consumatorilor sau protecția datelor, subcontractanții esențiali, precum și sancțiunile internaționale și regulile privind prevenirea spălării banilor, „dacă tranzacția justifică asemenea verificări".

Referindu-se la semnalele care ar trebui să declanșeze prudență, Elena Grecu consideră că „semnalele de alarmă apar atunci când partenerul refuză să furnizeze documente elementare, solicită plata într-un cont aparținând unei alte persoane, schimbă frecvent societatea prin care operează, are administratori nominali sau propune o structură comercială inutil de complicată". 

Însă chiar și o verificare riguroasă are limite. „Verificarea nu elimină complet riscul" recunoaște avocata, motiv pentru care recomandă ca aceste concluzii să fie transpuse direct în structura contractului, prin avansuri limitate, plăți pe etape, garanții, scrisori de garanție bancară, condiții suspensive, declarații și garanții contractuale, drepturi de audit și posibilitatea încetării rapide a contractului.