Expert fiscal: „Cheltuielile fără documente justificative sunt nedeductibile indiferent de natura lor"

„Cheltuielile deductibile, în esență, nu reprezintă o simplă formalitate, ci sunt pârghiile antreprenorului în relația cu impozitarea. Folosite corect și eficient, acestea reduc impozitul pe profit. Folosite eronat, acestea devin inamic pentru firmă la un eventual control din partea ANAF”, arată Cosmin Dumitrașcu, expert fiscal la ABS Group România pentru Termene.

În opinia sa, marea greșeală a antreprenorilor este faptul că ei consideră că orice factură încadrată pe companie înseamnă automat reducere de impozit pe profit.

„Contează ca acele achiziții să facă partea din fondul economic, și nu doar o achiziție de orice fel pe firmă”, punctează el.

Nu este suficient ca o factură să fie emisă pe societate. „De exemplu pentru un salon de înfrumusețare faptul că vom achiziționa roșii pe firmă, nu înseamnă cheltuială deductibilă, în schimb o foarfecă sau un tub de fixativ este o cheltuială deductibilă.” (C.D.).

Firma trebuie să poată demonstra că bunul sau serviciul achiziționat a fost folosit pentru activitatea economică, nu pentru nevoile personale ale administratorului, asociatului sau familiei acestuia. 

Deductibilitatea cheltuielilor are sens fiscal atât pentru PFA-urile în sistem real (10% impozit pe câștig), cât și  pentru SRL-urile care plătesc impozit pe profit (16% din profit). Microîntreprinderile care plătesc 1% pe cifra de afaceri nu își reduc impozitul prin cheltuieli, deoarece baza de calcul este reprezentată de venituri companiei, nu de profitul realizat.

În ceea ce privește autoturismele cu utilizare mixtă, combustibilul, reparațiile, asigurările, parcările, leasingul sau alte costuri legate de autoturismele care nu sunt folosite exclusiv în activitatea firmei sunt deductibile în proporție de 50%. 

„Această regulă se aplică per persoană, pentru un singur autoturism aferent fiecăreia. De menționat, foarte mare atenție, regula de 50% deductibilitate se aplică inclusiv autoturismelor achiziționate din afara țării, unde se aplică regimul de taxare inversă”, arată Cosmin Dumitrașcu.

Cheltuielile fără documente justificative sunt nedeductibile indiferent de natura lor. O plată făcută din contul firmei trebuie susținută prin factură electronică transmisă în SPV, bon fiscal, contract, decont, ordin de deplasare sau alte documente relevante. 

Lipsa documentelor este una dintre cele mai frecvente cauze pentru care ANAF respinge deductibilitatea la control, iar explicațiile oferite ulterior, fără documente care să le susțină, au o putere de convingere redusă în fața inspectorilor.

„O cheltuială personală efectuată din conturile companiei, nu doar că este nedeductibilă, ci poate fi reconsiderată foarte ușor de ANAF sub formă de dividende sau venituri din alte surse, cu impozitul aferent de 16%”, avertizează Cosmin Dumitrașcu.

În ceea ce privește calculul de impozit pe profit, expertul fiscal recomandă „foarte mare atenție, întrucât se consideră impozabil, profitul fiscal, și nu cel contabil. Contabil în cont 121 putem avea 100.000 lei, însă datorită cheltuielilor nedeductibile, rezultatul fiscal să fie de 150.000 lei. Practic, trebuie impozitat 150.000 lei”, adaugă el.

În concluzie, „documentele care stau la baza justificării cheltuielilor ar fi ideal să fie întocmite la momentul operațiunii. Contractele, ordinele de deplasare, foile de parcurs sunt singurele care contează la un control”.

„Mai trebuie menționat și că firma nu este buzunarul asociaților sau administratorului: banii asociaților sunt reprezentați de dividende/salariu, nu prin facturi aferente bunurilor sau serviciilor care nu au legătură cu activitatea”, concluzionează Dumitrașcu pentru Termene.