Unele firme încearcă să exploateze noul mod de lucru și trimit facturi în e-Factura cu sume care la prima vedere nu ridică semne de întrebare, mai ales în cazul unei companii cu un volum mare de facturi, dar care nu corespund în realitate niciunui serviciu prestat și niciunui bun achiziționat.
„Existența digitalizării prin automatizarea e-Factura nu ar trebui să excludă verificarea unei facturi, ci de fapt este o condiție primordială. Faptul că există un sistem/soft care ne permite o mai mare viteză reprezintă în mod clar un avantaj.
Totuși, nu înseamnă că avem motive de a renunța la controlul intern privind efectuarea unei plăți, mai ales în perioada aceasta în care banii nu mai circulă cu aceeași viteză ca acum câteva luni”, a explicat Cosmin Dumitrașcu, antreprenor, expert contabil și fondator ABS Group.
Expertul pune pe masă un studiu de caz al unei companii căreia i-au apărut în SPV mai multe facturi de la un furnizor. La prima vedere, acestea nu ridicau nicio suspiciune și au fost achitate, întrucât exista deja încredere comercială. La o verificare mai amănunțită s-a demonstrat că acele facturi nu aveau o bază reală.
Recomandările expertului
Pentru a evita plătirea unor facturi cu sume fictive, companiile trebuie să continue verificarea oricărei facturi sosite prin e-Factura. Recomandările expertului:
1. Să se verifice recepționarea oricărei facturi sosite prin e-Factura, în tandem cu purtarea corespondenței, cu prevederile contractuale sau cu lista comenzilor din care să reiasă livrarea sau prestarea serviciului;
2. Să existe confirmări pe sumele facturate cu departamentul responsabil care a solicitat sau recepționat bunurile/serviciile, nu doar cu departamentul financiar;
3. Să fie consemnat un prag ce reprezintă suma de control intern pentru facturile care nu prezintă o comandă ori un contract existent;
4. De contactat furnizorul și, eventual, autoritățile competente, atunci când se constată existența unor facturi emise fără justificare.
.jpg)
.webp)
.png)
.webp)
.png)
