Filip & Company: Ce clauze nu ar trebui să lipsească dintr-un contract comercial

„Un contract comercial bine redactat nu este un simplu formalism juridic, este fundamentul unei relații de afaceri predictibile. Pe parcursul derulării contractului și mai ales în caz de neînțelegere între părți, modul în care este redactat contractul poate fi determinant în soluționarea întrebărilor, evenimentelor sau disputelor apărute, fiecare clauză reprezentând o decizie de gestionare a riscului luată înainte ca acesta să se materializeze”, arată reprezentantele casei de avocatură pentru Termene.

Dincolo de aspectele general valabile, un prim pas pe care îl presupune redactarea, indiferent de tipul contractului, este identificarea și verificarea legislației relevante. Potrivit avocatelor, ar trebui determinat dacă obiectul contractului face parte dintr-un domeniu reglementat și dacă legislația impune introducerea anumitor clauze obligatorii sau respectarea anumitor aspecte specifice, așa cum se întâmplă în cazul contractelor cu consumatorii, al anumitor contracte din domeniul agricol și alimentar ori al contractelor care au ca obiect produse conectate.

Părțile, obiectul și prețul

Prima clauză privește cine semnează și în ce calitate, element pe care avocatele îl leagă de verificarea mandatului.

„Orice contract trebuie să identifice clar părțile, datele de identificare și reprezentantul legal sau împuternicitul care are dreptul de a reprezenta respectiva parte”, precizează Diana Gavra.

Urmează definirea a ceea ce se contractează, unde avocatele avertizează asupra consecințelor unei formulări imprecise.

„Obiectul contractului trebuie să fie determinat într-un mod cât mai clar și cuprinzător. Este important să fie descrise și identificate cu precizie bunurile, serviciile sau obligațiile asumate, inclusiv termenele de executare, cantitățile și standardele de calitate, declarațiile și garanțiile părților. Un obiect vag deschide ușa interpretărilor divergente”, arată și Cristina Boroșeanu.

Pentru contractele de durată, reprezentantele Filip & Company recomandă clauze care să stabilească durata și condițiile de prelungire, de exemplu prin act adițional sau prin prelungire automată în măsura în care niciuna dintre părți nu notifică celeilalte încetarea contractului. 

În ceea ce privește contravaloarea prestațiilor, avocatele subliniază nevoia de precizie a elementelor de plată.

„Este foarte important ca elementele privind prețul și modalitatea de plată să fie stabilite în mod clar, inclusiv prin raportare la prestațiile/bunurile ce fac obiectul contractului, moneda de plată, termenele și modalitatea de plată (de ex. transfer bancar, acreditiv) și condițiile de facturare”, spun autoarele.

În cazul contractelor de durată, poate fi util ca părțile să agreeze un mecanism de actualizare a prețului, pentru a acoperi fluctuațiile în costurile prestațiilor, iar atunci când plata nu are loc în avans, ci la termen, pot fi reglementate și garanții acordate ca parte a procesului de stabilire a limitei de credit, cum ar fi scrisoarea de garanție bancară, biletele la ordin sau depozitul bancar.

Răspunderea și ieșirea din contract

Clauzele privind răspunderea sunt printre cele care generează cel mai des negocieri, pentru că fiecare parte urmărește să își acopere riscul în funcție de poziția sa contractuală.

„Clauzele privind răspunderea nu ar trebui să lipsească din niciun contract. Acestea ar putea să reglementeze de exemplu, întinderea răspunderii, clauze privind limitarea răspunderii sau clauze penale prin care valoarea prejudiciului în caz de neexecutare contractuală să fie evaluată anticipat”, explică Diana Gavra.

Atunci când părțile au mai multe contracte în derulare, poate fi utilă o clauză care să stabilească faptul că încălcarea unui contract poate constitui o încălcare și a celorlalte.

„Este, de asemenea, important ca fiecare contract să prevadă condițiile de încetare, în special în caz de neexecutare (reziliere/rezoluțiune) sau să prevadă, pentru una dintre părți ori pentru amândouă părțile, un drept de denunțare unilaterală", precizează Cristina Boroșeanu.

Ea amintește că, potrivit Codului Civil român, în cazul contractelor încheiate pe durată nedeterminată, fiecare parte are dreptul de a denunța unilateral contractul, cu condiția transmiterii către cealaltă parte a unei notificări acordând un termen de preaviz rezonabil, chiar și în lipsa unei clauze exprese care să prevadă această posibilitate.

Informații, date și drepturi de proprietate intelectuală

Pentru că majoritatea contractelor presupun schimbul unor informații confidențiale, autoarele studiului recomandă o clauză de confidențialitate detaliată.

„Întrucât majoritatea contractelor implică schimbul anumitor informații confidențiale între părți, necesare pentru executarea contractului, este utilă includerea unei clauze de confidențialitate clare care să reglementeze definirea informațiilor ce sunt considerate confidențiale, obligațiile asumate cu privire la acestea, eventuale excepții, durata obligației și consecințele în cazul încălcării acestei obligații”, spune Diana Gavra.

În privința datelor cu caracter personal, avocatele leagă conținutul contractului de rolul părților în raport cu GDPR.

„La redactarea unui contract este important să fie stabilit dacă executarea prestațiilor implică prelucrarea datelor cu caracter personal și care este rolul părților din perspectiva Regulamentului General privind Protecția Datelor (UE) nr. 2016/679 (GDPR). În cazul unei relații de operator-împuternicit, împuternicit-împuternicit sau operatori asociați, GDPR impune existența unor clauze specifice”, arată și Cristina Boroșeanu.

În plus, în contractele care implică creație, precum dezvoltare de software, de materiale de marketing, prestații artistice, „este important să fie reglementat cui aparțin drepturile de proprietate intelectuală, inclusiv condițiile de acordare a drepturilor de utilizare”, precizează cele două avocate.

Forța majoră, legea aplicabilă și cesiunea

În privința clauzei de forță majoră, cea mai recentă experiență care i-a demonstrat importanța este cea a pandemiei. 

„Experiența pandemiei ne-a arătat importanța clauzelor privind forța majoră și a condițiilor în care un astfel de eveniment poate avea efecte asupra contractului. Din acest motiv este important să fie reglementate contractual condițiile și formalitățile ce trebuie urmate în cazul unui eveniment de forță majoră”, spune Diana Gavra.

Stabilirea legii aplicabile și a modului de soluționare a litigiilor este utilă în special dacă există un element de extraneitate, de pildă atunci când sediile părților sunt în țări diferite, sau dacă părțile vor să deroge de la regulile privind competența instanțelor, acolo unde legea permite, optând pentru instanța de la sediul uneia dintre părți ori pentru soluționarea prin arbitraj. În plus, un rol aparte îl are posibilitatea de a transfera contractul către un terț.

„Existența unui astfel de acord anticipat pentru cesiunea contractului poate fi deosebit de importantă în special în cazul în care, pe durata contractului, una dintre părți are în vedere o vânzare a business-ului său către un terț, care implică și cesiunea contractului respectiv”, explică Cristina Boroșeanu.

În lipsa unei astfel de clauze, va fi necesară solicitarea ulterioară a acordului celeilalte părți, iar Codul Civil român permite existența unui acord anticipat, cu condiția ca respectiva clauză să prevadă în mod clar consimțământul anticipat pentru cesiune.

Acceptarea expresă a clauzelor neuzuale

În cazul contractelor pre-formulate de una dintre părți, autoarele atrag atenția asupra unei cerințe de formă impuse de lege pentru anumite clauze.

„De multe ori, contractele sunt pre-formulate de una dintre părți, iar cealaltă parte nu are posibilitatea de a solicita modificări la contract. În astfel de cazuri, Codul Civil Român impune cerința acceptării exprese, în scris, a așa numitelor «clauze neuzuale», respectiv clauzele standard care prevăd în folosul celui care le propune limitarea răspunderii, dreptul de a denunța unilateral contractul, de a suspenda executarea obligațiilor”, arată avocatele.

În aceeași categorie intră clauzele care prevăd în detrimentul celeilalte părți decăderea din drepturi ori din beneficiul termenului, limitarea dreptului de a opune excepții, restrângerea libertății de a contracta cu alte persoane, reînnoirea tacită a contractului, legea aplicabilă, clauzele compromisorii sau cele prin care se derogă de la normele privind competența instanțelor.

„Un contract comercial bine redactat nu este neapărat cel mai lung, ci cel mai cuprinzător și mai clar. A redacta un contract bun presupune anticiparea tuturor situațiilor care pot genera riscuri sau dificultăți într-o relație comercială și construirea unor mecanisme care să protejeze partea respectivă în fiecare scenariu posibil”, concluzionează Diana Gavra și Cristina Boroșeanu.